VenueControl Kontakt

Software für Veranstaltungsstätten

Jedes Event im Blick – von der Buchung bis zur Durchführung.

VenueControl bündelt, was Deine Eventlocation für eine Veranstaltung braucht: Termine und Verträge, Bühne und Saalplan, Personal und Gewerke, Daysheet, Costing und Abrechnung. Im Browser, für Dein ganzes Team.

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Die Event-Liste von VenueControl: Veranstaltungen nach Monaten, mit Datum, Status, Veranstalter, Besucherzahl, Daysheet-Haken und Fortschritt je Phase.

Event-Liste mit Beispieldaten

So funktioniert's

Drei Phasen, ein Event

Jede Veranstaltung durchläuft in VenueControl Buchung, Planung und Durchführung. In der Event-Liste zeigt ein Balken je Phase, wie weit sie ist – so siehst Du auf einen Blick, wo noch etwas fehlt.

  1. Buchung

    Termin, Veranstalter, Kategorie und Besucherzahl, Vertrag, Preisliste und Costing. Mit dem Modul Buchhaltung warnt VenueControl, wenn zwei Wochen vor dem Termin Vertrag oder Zahlung fehlen.

  2. Planung

    Zeiten von Get-in bis Load-out, Checkliste, Personal und Gewerke, Bühne, Gästeliste und Dateien. Wer am Tag mitarbeitet, bekommt alles Nötige per Daysheet.

  3. Durchführung

    Betrieb mit Räumen und Strom, Übergabeprotokolle und Bestellscheine mit Unterschrift, Checklisten und Schäden mit Fotos – direkt am Event, auch auf dem Tablet.

Ein Event im Workspace von VenueControl: oben Übersicht, Buchung, Planung und Durchführung mit Fortschritt in Prozent, darunter je Phase eine Karte mit Stichpunkten, die Stammdaten und die Planungsbereiche.

Event-Workspace mit Beispieldaten

Funktionen

Für das Team im Büro und alle, die am Veranstaltungstag dabei sind

Event-Liste

Alle Veranstaltungen nach Monaten, mit Status, Veranstalter, Besucherzahl, Bühne und Fortschritt – kompakt und filterbar. Ein Klick öffnet das Event.

Daysheet

Gewerke und Veranstalter bekommen die Infos für den Tag per Mail: ein Link ohne Konto, zum Drucken oder als PDF.

Extern-Bereich

Freelancer und Gewerke mit eigenem Konto sehen nur die Events, an denen sie beteiligt sind: Zeiten, Ansprechpartner, Bühne, Dateien und Notizen.

Rollen und Rechte

Für jeden Bereich legst Du fest, wer lesen oder bearbeiten darf – vom Eventmanager über die Buchhaltung bis zum Hausmeister.

Änderungsprotokoll

Jede Änderung mit Zeitpunkt, Person und den Werten vorher und nachher – am Event mit einem Klick auf „Verlauf“.

Kalender

Events, Optionen und eigene Termine in Monat, Woche oder Tag – bestätigte Events auch als Abo für Outlook, Apple oder Google.

Ein Daysheet auf dem Handy: Titel und Datum der Veranstaltung, darunter die Zeiten von Get-in bis Load-out und die Ansprechpartner.

Daysheet mit Beispieldaten

Daysheet

Die Infos für den Tag – ohne Konto

Ein Klick im Event, und Gewerke, Techniker und Veranstalter bekommen, was sie brauchen: Zeiten, Ansprechpartner, Gewerke, Notizen, Saalplan und Bühne. Empfänger, Betreff und Text sind vorbelegt und vor dem Versand änderbar.

  • Der Link gilt bis zum Ende des Tages nach der Veranstaltung und lässt sich jederzeit sperren.
  • Die Mails gehen im Namen Deiner Venue raus, Antworten kommen bei Dir an.
  • In der Event-Liste zeigt ein Haken, für welche Events das Daysheet raus ist.

Kalender

Events, Optionen und Termine auf einen Blick

Monat, Woche, Tag oder vier Wochen – am Handy als Liste. Jede Ebene hat ihre eigene Farbe: Events, Anfragen, Dienste aus dem Personal und eigene Einträge wie Wartung oder Technik. Du blendest ein, was Deine Eventlocation gerade braucht.

  • Optionen stehen nummeriert im Kalender: 1. Option, 2. Option. Mit „Bestätigen“ wird aus der Anfrage ein Event.
  • Fragliche Events erscheinen blass, abgesagte durchgestrichen.
  • Freelancer und Gewerke mit eigenem Konto sehen den Kalender nur lesend – verlinkt sind nur ihre Events.
  • Bestätigte Events gibt es auch als Abo für Outlook, Apple oder Google Kalender.
Der Kalender von VenueControl über vier Wochen: Events mit Uhrzeit, Optionen mit 1 und 2 nummeriert, fragliche Events blass und ein Wartungstermin, oben die Ebenen zum Ein- und Ausblenden.

Kalender mit Beispieldaten

Module

Nur, was Deine Location braucht

Alle Module sind im Preis enthalten. Was Du davon nicht brauchst, blenden wir aus.

Modul

Bühnenplan

Bühne je Event mit Maßen und Podest-Rechnung, dazu der Plan mit Podest-Raster zum Drucken und als SVG – auch im Daysheet.

Modul

Saalplan

Standard-Saalpläne der Veranstaltungsstätte und eigene Pläne je Event, mit Bereichen und Bestuhlung – auch für Externe.

Modul

Gästeliste

Gäste mit Freikarten je Event und die Liste zum Abhaken am Einlass.

Modul

Buchhaltung

Finanzen, FIBU-Status und Eingangsrechnungen je Event, die Buchhaltungsliste und die Finanz-Warnung.

Modul

Preislisten & Costing

Preislisten der Eventlocation und daraus das Costing je Event: Faktoren anpassen, Posten ergänzen, als PDF verschicken.

Der Bühnenplan von VenueControl für eine 16 × 10 m große Bühne: Standardpodeste grau, Hausbestand blau, angemietete Podeste orange, dazu Treppen, Notausgänge und Raummitte; links die Plan-Einstellungen und die Podest-Zählung.

Bühnenplan mit Beispieldaten

Modul

Bühnenplan

Aus Bühnenmaß und Podest-Bestand entsteht für jedes Event der Plan: Standardbühne, Hausbestand und was dazu angemietet werden muss.

  • Wings, Treppen, Raummitte, Notausgänge und Rückwand stehen im Plan; Versatz und Abstand stellst Du je Event ein.
  • Die Podest-Zählung zeigt, was im Plan steht, was verfügbar ist und was nachbestellt werden muss.
  • Zum Drucken, als PDF oder SVG – und im Daysheet für die Gewerke.

Außerdem

  • Im Browser, ohne Installation
  • Für Handy und Tablet
  • Eigene Installation je Venue
  • Dein Logo, Deine Farben
  • Nächtliche Datensicherung
  • Unterschrift direkt auf dem Gerät
  • Dateien mit Versionen
  • Schadensmeldung per Mail

Preise

Volle Leistung in jeder Größe

Der Preis richtet sich nach der Größe Deiner Venue – der Funktionsumfang nicht. Jede Klasse enthält alle Module, unbegrenzt Benutzer, Externe und Daysheet-Empfänger.

Klasse I

bis 1.200 Plätze

99 €

pro Monat bei jährlicher Zahlung
119 € bei monatlicher Zahlung

Dateien bis 50 GB · zzgl. MwSt.

Kostenfrei testen

Klasse II

1.201 bis 4.000 Plätze

139 €

pro Monat bei jährlicher Zahlung
169 € bei monatlicher Zahlung

Dateien bis 100 GB · zzgl. MwSt.

Kostenfrei testen

Klasse III

4.001 bis 10.000 Plätze

279 €

pro Monat bei jährlicher Zahlung
339 € bei monatlicher Zahlung

Dateien bis 200 GB · zzgl. MwSt.

Kostenfrei testen

Größer

über 10.000 Plätze

auf Anfrage

Preis und Dateien nach Absprache

Anfrage senden

Maßgeblich ist die höchste Platzzahl in Reihenbestuhlung im größten Raum. Ohne Reihenbestuhlung, etwa in Clubs oder bei reinen Stehplätzen, zählt die genehmigte Besucherzahl des größten Raums.

  • Bei jährlicher Zahlung ist das Startpaket inklusive, sonst 490 € einmalig.
  • Mehr Speicher: je angefangene 50 GB 10 € pro Monat bei jährlicher, 12 € bei monatlicher Zahlung.
  • Jede weitere Location desselben Betreibers: −25 %.

Einrichtung, Datenübernahme und Schulung

Startpaket

Eigene Installation mit eigener Subdomain, Grundeinstellungen (Name, Logo, Absendername und Antwortadresse der Mails), Rollen und erste Konten, 3 Stunden Schulung per Video.

490 € einmaligbei jährlicher Zahlung inklusive

Datenübernahme

Aus Excel, AppSheet oder anderer Software. Wir sichten Deine Daten vorab, dann gibt es einen festen Preis.

Festpreis nach Sichtung

Schulung per Video

Weitere Schulung per Video, über das Startpaket hinaus.

99 €/Stunde

Schulung vor Ort

Schulung bei Dir vor Ort.

890 € ganzer Tagbis 8 Stunden, zzgl. Reise- und Unterbringungskosten

Alle Preise zzgl. Mehrwertsteuer.

Testen

VenueControl 14 Tage kostenfrei testen

Nach einer kurzen Abstimmung richten wir Deinen persönlichen Testzugang ein. So kannst Du VenueControl in Ruhe mit den Abläufen Deiner Location testen.

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Erzähl uns, wie Deine Venue arbeitet – wir melden uns bei Dir.

hallo@venuecontrol.eu

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